Buchhaltungs-Agent: Belege vorbereiten, Fristen im Blick

4–8 Wochenbis zum Pilotstart (Richtwert)

Menschgibt frei, was zählt

DSGVO-orientiertentwickelt, mit klaren Grenzen

Richtwerte und Konzept – keine Ergebnisse realer Kunden.

Dashboard-Ansicht

Buchhaltungs-Agent: So sieht die Arbeit im Dashboard aus

Alles Wichtige auf einen Blick: was der Agent erledigt hat, was Ihre Freigabe braucht und was an Menschen übergeben wurde.

Belege gelesen und vorbereitet

Buchungsvorschläge zur Prüfung

Fristen im Blick – keine Steuerberatung

Alles bleibt von Ihnen oder Ihrer Beratung freizugeben

Demo anfragen

Ablauf

Automatisch, wo es sicher ist – mit Mensch, wo es zählt

Jeder Schritt ist sichtbar und nachvollziehbar. Bei Sonderfällen oder Unsicherheit entscheidet ein Mensch.

1Beleg geht einE-Mail oder Upload
2Daten lesenBetrag, Datum, Lieferant
3Regeln prüfenKonten, Kostenstellen
4Mensch prüftBuchung und AuffälligkeitenMensch entscheidet
5Vorschlag & AblageBuchungsvorschlag, Beleg

Konzeptdarstellung. Den genauen Ablauf legen wir im Analysegespräch gemeinsam mit Ihnen fest.

Dashboard und Ablauf an Ihrem Fall ansehen?

In der Demo zeigen wir beides anhand Ihrer Abläufe – unverbindlich, in 30 Minuten.

Demo anfragen

Beispiel

Vorbereiten statt blind buchen

Erfundenes Beispiel.

Auffälligkeiten werden markiert
Freigabe vor jeder Buchung
Nachvollziehbarer Prüfpfad

Beispiel-Beleg

Eingangsrechnung als PDF erkannt (Beispieldaten)

KI-AgentVorschlag: Lieferant „Beispiel GmbH“, Konto „Büromaterial“, Fälligkeit in 14 Tagen. Betrag weicht vom Vormonat ab – bitte prüfen.

Wartet auf Freigabe durch Buchhaltung

BeispielansichtErfundenes Beispiel

Klare Grenzen

Was der Agent darf – und was nicht

Erledigt der Agent selbst

Belege auslesen und zuordnen
Buchungsvorschläge erstellen
Fälligkeiten erinnern
Doppelte Rechnungen markieren

Legt er zur Freigabe vor

Buchung im System
Zahlungsfreigaben
Mahnungen

Tut er nie

Steuerberatung leisten
Zahlungen auslösen
Steuererklärungen einreichen

Der Agent bereitet vor – Buchung und Steuerberatung bleiben bei Menschen.

Anbindung

Wo der Agent andocken kann

Buchhaltungssoftware
DATEV-Export (je nach Setup)
E-Mail
Dokumentenablage

Welche Systeme sich anbinden lassen, klären wir im Analysegespräch – abhängig von den Schnittstellen Ihrer Software.

Einsatzbeispiele

Typische Einsatzfelder

Handwerk

Eingangsrechnungen von Lieferanten vorbereiten.

Kanzleien

Belege der Mandanten vorsortieren.

Handel

Lieferantenrechnungen abgleichen.

Beispielrechnung

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen

Ein Gedankenmodell für Belegarbeit.

Beispielrechnung

Belege pro WocheMinuten je BelegAnteil, den der Agent übernimmt (%)Interne Kosten pro Stunde (€)

Entlastung pro Monat (Stunden)–

Rechnerischer Wert pro Jahr–

Beispielrechnung mit frei änderbaren Annahmen – keine Prognose und kein Versprechen. Die tatsächliche Entlastung hängt von Ihren Abläufen ab; wir ermitteln sie in der Analyse.

Kontrolle & Sicherheit

Sie behalten die Kontrolle

KI-Agenten arbeiten nur innerhalb der Regeln, die Sie gemeinsam mit uns festlegen.

Mensch entscheidet

Wichtige Schritte legt der Agent zur Freigabe vor. Sie bestimmen, was automatisch laufen darf.

Nachvollziehbar

Jede Aktion wird protokolliert, damit Sie jederzeit sehen, was passiert ist.

Datenschutz von Anfang an

DSGVO-orientiert entwickelt: Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitung und Löschkonzepte planen wir von Beginn an mit.

KI-Kennzeichnung

Agenten geben sich gegenüber Kunden als KI zu erkennen, wie es der EU AI Act (Art. 50) für Interaktion mit KI-Systemen vorsieht.

Rechtliche Anforderungen hängen vom Einzelfall ab. Wir ersetzen keine Rechtsberatung.

Umsetzung

So läuft die Einführung

Überschaubar, in Etappen und mit klaren Entscheidungspunkten.

Analyse
Gemeinsames Gespräch, Prozess aufnehmen, Ziel und Grenzen festlegen.
Pilot · 4–8 Wochen
Begrenzter Einsatz mit echten, aber unkritischen Fällen.
Go-live
Schrittweise Freigabe, Schulung, Übergaberegeln.
Optimierung
Auswertung, Anpassung, kontrollierte Erweiterung.

Häufige Fragen

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Ist das eine Steuerberatung?

Nein. Der Agent unterstützt bei der Vorbereitung. Steuerliche Beurteilungen und Entscheidungen treffen Sie bzw. Ihr Steuerbüro.

Bucht der Agent selbstständig?

Standardmäßig nicht. Buchungen erfolgen nach Ihrer Freigabe. Ob Sie für klar definierte Fälle Automatik zulassen, entscheiden Sie.

Passt das zu GoBD?

Die Anforderungen der GoBD (u. a. Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit) sind bei der Einrichtung zu berücksichtigen. Wir stimmen das mit Ihrem Steuerbüro ab; eine Zusicherung der Konformität geben wir nicht pauschal.

Welche Software wird unterstützt?

Abhängig von den Schnittstellen. Im Analysegespräch klären wir, was bei Ihrer Software möglich ist.

Wie sicher sind die Belegdaten?

Wir planen Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Auftragsverarbeitung von Beginn an ein.

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Wir zeigen Ihnen, was ein KI-Agent oder eine Software-Lösung in Ihrem Betrieb konkret übernehmen kann – und was nicht. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.

Antwort in der Regel innerhalb von 1 Werktag
Kein Vertriebsdruck
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