Der E-Mail-Agent, der Ihr Postfach vorsortiert
Anfragen, Rechnungen, Terminwünsche, Spam: Der Agent erkennt, was ansteht, bereitet Antworten vor und legt Aufgaben an. Was er selbst versenden darf, bestimmen Sie.
Der Agent gibt sich als KI zu erkennen – transparent und nachvollziehbar.
E-Mail-Agent
- Entwürfe statt Blindversand
- Regeln pro Absender und Thema
- Alle Aktionen protokolliert
- Anhänge werden nur ausgewertet, wenn Sie das freigeben
Richtwerte und Konzept – keine Ergebnisse realer Kunden.
E-Mail-Agent: So sieht die Arbeit im Dashboard aus
Alles Wichtige auf einen Blick: was der Agent erledigt hat, was Ihre Freigabe braucht und was an Menschen übergeben wurde.
Automatisch, wo es sicher ist – mit Mensch, wo es zählt
Jeder Schritt ist sichtbar und nachvollziehbar. Bei Sonderfällen oder Unsicherheit entscheidet ein Mensch.
- 1E-Mail geht einPosteingang
- 2Inhalt verstehenThema, Absender, Dringlichkeit
- 3Regeln prüfenVorlagen, Wissensbasis
- 4Mensch gibt freiAntwort vor dem SendenMensch entscheidet
- 5Senden & AblageAntwort, Zuordnung, Notiz
Konzeptdarstellung. Den genauen Ablauf legen wir im Analysegespräch gemeinsam mit Ihnen fest.
Dashboard und Ablauf an Ihrem Fall ansehen?
In der Demo zeigen wir beides anhand Ihrer Abläufe – unverbindlich, in 30 Minuten.
Vom Posteingang zum fertigen Entwurf
Erfundenes Beispiel.
- Entwurf in Ihrem Ton
- Terminvorschlag aus dem Kalender
- Freigabe mit einem Klick
Was der Agent darf – und was nicht
Erledigt der Agent selbst
- E-Mails sortieren und markieren
- Spam und Newsletter ablegen
- Eingangsbestätigungen versenden
- Aufgaben und Termine vorschlagen
Legt er zur Freigabe vor
- Antworten an Kunden
- Rechnungs- und Vertragsthemen
- Anfragen mit Anhängen
Tut er nie
- Ohne Regel Nachrichten löschen
- Rechtlich bindende Zusagen geben
- Vertrauliche Inhalte weiterleiten, ohne dass Sie es festgelegt haben
Wo der Agent andocken kann
- Microsoft 365 / Exchange
- Google Workspace
- Kalender
- CRM
- Aufgabenverwaltung
Welche Systeme sich anbinden lassen, klären wir im Analysegespräch – abhängig von den Schnittstellen Ihrer Software.
Typische Einsatzfelder
Kanzleien
Mandantenanfragen sortieren, Fristenmails markieren.
Immobilien
Exposé-Anfragen vorsortieren und beantworten.
Handel
Bestellfragen und Reklamationen kategorisieren.
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen
Ein Gedankenmodell für Postfach-Arbeit.
Sie behalten die Kontrolle
KI-Agenten arbeiten nur innerhalb der Regeln, die Sie gemeinsam mit uns festlegen.
Mensch entscheidet
Wichtige Schritte legt der Agent zur Freigabe vor. Sie bestimmen, was automatisch laufen darf.
Nachvollziehbar
Jede Aktion wird protokolliert, damit Sie jederzeit sehen, was passiert ist.
Datenschutz von Anfang an
DSGVO-orientiert entwickelt: Datensparsamkeit, Auftragsverarbeitung und Löschkonzepte planen wir von Beginn an mit.
KI-Kennzeichnung
Agenten geben sich gegenüber Kunden als KI zu erkennen, wie es der EU AI Act (Art. 50) für Interaktion mit KI-Systemen vorsieht.
Rechtliche Anforderungen hängen vom Einzelfall ab. Wir ersetzen keine Rechtsberatung.
So läuft die Einführung
Überschaubar, in Etappen und mit klaren Entscheidungspunkten.
Analyse
Gemeinsames Gespräch, Prozess aufnehmen, Ziel und Grenzen festlegen.
Pilot · 4–8 Wochen
Begrenzter Einsatz mit echten, aber unkritischen Fällen.
Go-live
Schrittweise Freigabe, Schulung, Übergaberegeln.
Optimierung
Auswertung, Anpassung, kontrollierte Erweiterung.
Antworten auf die wichtigsten Fragen
Liest der Agent alle meine E-Mails?
Nur das vereinbarte Postfach oder die vereinbarten Ordner. Sie legen fest, was der Agent sehen darf. Private oder vertrauliche Ordner können Sie ausschließen.
Versendet der Agent selbstständig Antworten?
Nur, wenn Sie das für klar umrissene Fälle freigeben, etwa Eingangsbestätigungen. Alles andere liegt als Entwurf zur Freigabe bereit.
Wo werden die E-Mails verarbeitet?
Das hängt von der Architektur ab. Wo die Verarbeitung stattfindet und welche Dienstleister beteiligt sind, legen wir offen und vertraglich (Auftragsverarbeitung) fest, bevor Daten fließen.
Was passiert mit vertraulichen Mandats- oder Patientendaten?
Für Berufsgeheimnisträger sind zusätzliche Vorgaben zu beachten. Wir besprechen das vorab und holen bei Bedarf Ihre Datenschutz- oder Rechtsberatung ein.
Passt der Agent zum Stil meines Unternehmens?
Wir hinterlegen Tonfall und Textbausteine anhand Ihrer bisherigen Korrespondenz – nur mit Ihrer Freigabe.
Das könnte Sie auch interessieren
Kundenservice-Agent
Beantwortet Standardfragen aus Ihrer Wissensbasis und übergibt Sonderfälle.
Mehr erfahren
Vertriebs-Agent
Qualifiziert Anfragen und pflegt das CRM – Abschlüsse bleiben beim Menschen.
Mehr erfahren
Kanzleien
Mandantenkommunikation
Mehr erfahrenLassen Sie uns Ihren Fall in 30 Minuten durchsprechen.
Wir zeigen Ihnen, was ein KI-Agent oder eine Software-Lösung in Ihrem Betrieb konkret übernehmen kann – und was nicht. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
- Antwort in der Regel innerhalb von 1 Werktag
- Kein Vertriebsdruck
- Persönlicher Ansprechpartner
Lassen Sie uns Ihren Fall in 30 Minuten durchsprechen.
Wir zeigen Ihnen, was ein KI-Agent oder eine Software-Lösung in Ihrem Betrieb konkret übernehmen kann – und was nicht. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
- Antwort in der Regel innerhalb von 1 Werktag
- Kein Vertriebsdruck
- Persönlicher Ansprechpartner
Datenschutz auf dieser Website
Diese Website verwendet keine Tracking- oder Marketing-Cookies und bindet keine Inhalte von Drittanbietern beim Seitenaufruf ein. Wir speichern lediglich Ihre Entscheidung in diesem Hinweis in Ihrem Browser. Mehr in der Cookie-Information